Несмотря на то, что наш мир активно переходит на «цифру», работу архивов, бухгалтерий предприятий и организаций сложно представить без бумажного документооборота. И нужны толковые стеллажи, шкафы.
Выбор стеллажной системы
Перед выбором архивного стеллажа тщательно проанализируйте, какие документы у вас есть. Удобнее, если при покупке оборудования каждому типу документов соответствует свой тип стеллажа. Как показывает практика, своя специфика есть у следующих групп бумаг:
- Документов, находящихся в текущей работе. Важно, чтобы стеллажи позволяли оперативно пользоваться документацией. Это в приоритете.
- Документов постоянного хранения. Здесь в фокусе внимания – обеспечение надёжной защиты, сохранности бумаг и других носителей, а вот скорость снятия документов со стеллажа – дело более второстепенное.
- Документов «привязанных» к личным делам. Самое главное при приобретении документов для них – возможность обеспечения конфиденциальности. При этом к каждому документу должен быть обеспечен оперативный доступ со стороны отдельных сотрудников.
Решения для «вечного» хранения
Системы для документов постоянного хранения постоянно подвергаются серьёзным нагрузкам. Так как с них папки, бумаги снимают нерегулярно, то они обычно заставлены под «завязку».
Для таких целей без колебаний выбирайте металлические конструкции с усилением. Особое внимание уделяйте допустимой нагрузке. Даже, если речь идёт о хранении малогабаритных предметов, не игнорируйте системы с нагрузкой на полку 300 кг. Это не перестраховка, а разумный подход при оборудовании архива.
Шкафы для текущей документации
Если объект хранения – текущая документация, необходимость использования которой может назреть тысячу раз не день, возьмите как руководство к действию следующие рекомендации:
- Отдавайте предпочтение конструкциям, к которым можно подойти с обеих сторон.
- Для архивов, офисов, где кроме бумаг хранятся штампы (а это распространённое явление) выбирайте модели с выдвижными полками.
- Не игнорируйте мобильные передвижные системы. Очень часто бывает так, что сегодня в приоритете – один процесс, а через неделю другой. И для того, чтобы оптимизировать рабочий процесс, достаточно будет только передвинуть шкаф на колёсах, роликах. Очень удобно.
Для хранения важных документов, в том числе личных дел сотрудников, заведите системы с замками. Сейчас в продаже есть достаточно много моделей с замками повышенной секретности.
Отлично, если конструкция располагает съёмными полками. В этом случае внутреннее пространство легко организовать с максимальной эффективностью. В том числе, не возникает проблем при работе с документами разных форматов.
