С 2021 года в России большинство привычных бумажных трудовых книжек будут заменены на электронные. Кадровики и бухгалтеры уже начинают задумываться, что с ними делать и как научиться передавать данные в электронную систему. Тем не менее принудительно отказываться от бумажных трудовых книжек пока государство заставлять не будет.
Когда будут введены электронные трудовые книжки в России
В 2019 году электронная система трудовых книжек, в которой будут находиться данные об официальном трудоустройстве всех жителей России, пока что находится на этапе разработки. Запуск данной системы запланирован на начало 2021 года. Более того, принудительно заменять бумажный вариант трудовой книжки на электронный заставлять не будут.
Определиться, какой вид трудовой книжки больше подходит, можно будет до 30 октября 2020 года. Заменой бумажного варианта на электронный займется кадровая служба предприятия или государственного учреждения, в котором работает человек. В случае, если заявление на замену бумажной книжки на электронную написано не будет, заменить ее не получится.
Законопроект о кардинально новом формате трудовых книжек был принят Государственной думой РФ осенью 2019 года. Депутаты объясняют, что сделано это было в рамках крупного национального проекта по цифровизации государства.
Оставить при себе оформленную до 30 октября 2020 года бумажную трудовую книжку получит право каждый даже в том случае, если согласится на создание такой же электронной. Те жители России, которые первый раз будут официально трудоустраиваться после 30 октября 2020 года, получить привычную трудовую книжку уже не смогут.
Что делать кадровикам с новыми электронными трудовыми книжками в 2021 году
Начать работу с электронными трудовыми книжками кадровикам и другим сотрудникам предприятий придется задолго до начала 2021 года. С июля 2020 года они обязаны будут в письменной форме уведомить каждого сотрудника фирмы о том, что планируется переход на электронную систему трудовых книг. Затем до 30 октября 2020 года кадровики должны будут принять заявления от работников.
Получать данные о сотрудниках кадровики будут из Пенсионного фонда Российской Федерации и МФЦ. Известно, что в ПФР база всех совершеннолетних жителей России с данными о трудоустройстве уже готова на 100%. Тем не менее новую информацию с места работы кадровикам придется вносить о своих сотрудниках самостоятельно. Это касается найма, увольнений, стажа и т. д.
Еще одна обязанность кадровиков после введения электронной системы трудовых книжек — своевременное оповещения ПФ России. Делается это тогда, когда в бумажные трудовые книжки сотрудников вносятся какие-то изменения. Обновленные данные должны передаваться в Пенсионный фонд, где они будут записаны в электронный реестр.
Электронная система имеет неоспоримое преимущество — сокращение расходов предприятия на ведение бумажного учета трудовых книжек. Такое мнение выказал премьер-министр России Дмитрий Медведев. По его словам, с помощью отказа от бумажных книжек в совокупности всем фирмам и госучреждениям страны удастся сохранить более 100 млн рублей.
