Многие компании и производственные подразделения вносят данные о работе склада «вручную», используя шаблонные Exel-таблицы. Безусловно, это бесплатно и экономит некоторую часть бюджета. Но такая организация ведения системы складского учёта неприемлема для крупных производств, сетей магазинов оптовой и розничной торговли, развитого бизнеса с высоким суточным оборотом. Цена ошибки слишком велика, а на плановую или неплановую инвентаризацию уходит большое количество времени и людских затрат.
Преимущества системы автоматизации складского учёта
Любой процесс автоматизации позволяет увеличить производительность труда. Это доказанный факт. Не является исключением и склад. Автоматизация складского учёта направлена на:
- исключение ошибок человека;
- сбор статистическим данных по приходным и расходным операциям;
- обеспечение комфортной работы кладовщиков;
- анализ ошибок в организации производственного процесса.
Работа в прикладной программе не требует специальных навыков и знаний. Её можно освоить в течение 2-3 рабочих смен. Эффект от реализации автоматизированной системы ведения складского учёта будет заметен уже при первой инвентаризации.
Организация работы склада
Прежде всего, необходимо назначить ответственного работника. Именно от его оперативных и корректных действий зависит не только ритмичная работа площадки для хранения продукции, но и формирование статистической отчётности.
Далее определяются места для хранения определённых категорий товаров, подготавливается и утверждается необходимый объём отчётной документации. Её можно актуализировать ежесуточно или раз в период. Главное – полная достоверность вносимых данных.
После этого выбирается метод складского учёта: сортовой, номенклатурный, партионный или партионно-сортовой. Выбор зависит от специфики работы предприятия, торговой сети, подразделения, а также от номенклатуры товаров.
Организация работы бухгалтерии и склада на предприятии
Автоматизированные системы учёта позволяют значительно сократить объём рутинных операций и повысить скорость обработки данных. Прикладные программы, также как карточки товаров и бухгалтерские книги, содержат полную информацию о стоимости, объёме, специфике продукции, поступившей на склад. Только заносится такая информация автоматически на основании первичных данных.
Достаточно связать персональный компьютер склада и бухгалтерии – и полноценная автоматизированная система сразу начнёт работать. Удобная поисковая система и фильтры позволяют быстро проанализировать приход продукции по конкретному поставщику, общую сумму приходных и расходных операций за отчётные сутки, количество и объём отгруженных товаров.
Автоматизированные системы работы склада позволяют:
- исключить ошибки в учёте;
- предотвратить «задвоение» отчётных документов;
- подготовить финансовый анализ за несколько минут.
Особенно важны такие системы для крупных развивающихся предприятий и торговых сетей, номенклатура продукции которых исчисляется сотнями наименований.
